Какова система учета рабочего времени в данном случае?

Содержание
  1. Учет рабочего времени сотрудников: понятие, виды и методы
  2. Что такое рабочее время по ТК РФ
  3. Понятие режима рабочего времени
  4. Виды учета рабочего времени
  5. Формы учета рабочего времени
  6. Методы осуществления контроля и учета времени труда
  7. Кто должен вести учет рабочего времени в организации
  8. Штрафы за несоблюдение требований ТК РФ касательно учета рабочего времени
  9. Система учета рабочего времени Kickidler
  10. Учет рабочего времени – система контроля сотрудников
  11. (099) 448-83-83
  12. Как автоматический учёт рабочего времени меняет компании
  13. Как это работает?
  14. 1. Нужно узнать, на что уходит рабочее время
  15. 2. Нужно понять структуру бизнес-процесса и определить объём вклада каждого члена команды в стоимость проекта
  16. Первый месяц: узнаём, кто в компании не работает
  17. Через пару месяцев: осваиваем инструмент управления процессом
  18. Через год: точно знаем, на что потратить время, чтобы получить больше прибыли
  19. Что дальше?
  20. Опыт компаний по внедрению тайм-трекинга
  21. От редакции
  22. Учет рабочего времени – контроль за сотрудниками
  23. Понятие и правовое обоснование учета рабочего времени
  24. Зачем вести учет рабочего времени
  25. Методы контроля рабочего времени
  26. Способы контролировать рабочее время
  27. IT-решения для контроля рабочего времени
  28. Особые случаи контроля рабочего времени
  29. Итоги

Учет рабочего времени сотрудников: понятие, виды и методы

Какова система учета рабочего времени в данном случае?

Все графики работы, утверждаемые разнообразными работодателями, не должны противоречить требованиям Трудового кодекса РФ: как по вопросам выбора режима рабочего времени, так и в контексте организации его наглядного учета.

Учет рабочего времени – это непреложная обязанность каждой организации и естественная часть ее работы, позволяющая формировать корректные платежные ведомости, адекватно оценивать производительность и КПД работы сотрудников, а также своевременно узнавать о случаях, когда они не соблюдают режим рабочего дня.

Что такое рабочее время по ТК РФ

В соответствии с действующими нормативными актами нашей страны, под рабочим временем понимается то время, на протяжении которого работник занимается осуществлением своих трудовых обязанностей в соответствии с положениями, очерченными в трудовом договоре, и инструкциями внутреннего распорядка организации.

Теоретически сотрудник может по каким-то причинам прозаниматься время, не совпадающее с условиями подписанного трудового договора или постановлениями внутреннего распорядка.

Если речь в этом случае будет идти о работе сверх нормы, то она все равно будет считаться официально потраченным на труд временем.

При этом если сверхурочная работа окажется произведенной в нарушение законодательства по требованию нанимателя, то последний может быть привлечен к правовой ответственности.

Продолжительность рабочего времени также предопределена ТК России и, по состоянию на данный момент, равняется 40 часам в неделю.

Каждый работодатель в числе своих обязанностей имеет учет времени, отработанного сотрудником, а также должен прописывать режим рабочего времени и временные возможности для отдыха в строчках трудового договора. Этот режим может не конкретизироваться в составе договора только в том случае, если для сотрудника он будет полностью отвечать коллективным правилам, которые применяются в организации.

Понятие режима рабочего времени

Режим рабочего времени – это комплексное, составное понятие, которое включает в себя сразу несколько аспектов упорядочения трудовой деятельности работника:

  • Продолжительность рабочей недели. Вариантом может быть несколько: неполный формат, пять рабочих дней и два свободных, шесть трудовых будней и один выходной, а также распределение дней отдыха по скользящему графику.
  • Продолжительность ежедневной смены (включая вариант для рабочего дня неполного формата).
  • Время, когда сотрудник должен начать производство своих трудовых обязанностей, и когда он должен это закончить.
  • Время начала и завершения перерывов в течение трудового дня.
  • Количество смен, в рамках которых работают сотрудники организации, в сутки.
  • График чередования рабочих и освобожденных от работы дней.
  • Категории работников, для которых учреждается ненормированный рабочий день.

Все эти параметры указываются в составе правил внутреннего трудового распорядка. Но, как уже было отмечено выше, если для какого-то сотрудника режим рабочего времени разнится с корпоративными правилами, которые действуют в организации, то все это должно быть указано в его трудовом договоре.

Важно также понимать, что эти параметры хоть и устанавливаются работодателем, однако должны соответствовать детерминированным требованиям, предусмотренным 110-ой статьей ТК РФ.

В частности, вне зависимости от длительности рабочей недели каждый служащий должен отдыхать на протяжении не менее чем 42 часов подряд.

Исключение из этого правила составляет только вахтовый метод, и то он предполагает наличие хотя бы одного выходного дня в неделю.

Виды учета рабочего времени

С понятием рабочего времени и его режима очень тесно связан вопрос учета времени, отработанного персоналом. Такой учет может быть отнесен к одному из следующих основных двух видов:

  • Поденный. При таком графике рабочее время каждого работающего по найму должно в точности соответствовать закрепленной в правилах норме, и любое дополнительно потраченное время считается сверхурочным.
  • Недельный. Он предполагает расширение предопределенного графика работы и, соответственно, учета отслуженного времени до одной рабочей недели.
  • Суммированный. При суммированном учете рабочего времени длительность отрезка, за который он рассчитывается, может составлять от одного месяца до одного года. В таком случае необходимо, чтобы средняя продолжительность подлинно затраченного на труд времени за выбранный отрезок соответствовала декретированной норме рабочего дня.

Суммированный шаблон учета рабочего времени часто фиксируется на организациях с вахтовым принципом координации труда, а также на любых других предприятиях, где достаточно часто приключаются переработки или недоработки по времени. Расчет средней продолжительности рабочего дня позволяет привести ее к норме, нивелировав эти отклонения от нужного уровня.

При предпочтении суммированного учета возможны две вариации рабочего графика:

  • с неодинаковым количеством затраченных часов в разные дни учетного периода;
  • со строго зафиксированной длительностью работы для одного рабочего дня.

Формы учета рабочего времени

В рамках координирования трудового процесса каждое предприятие должно формировать определенные документы: это табель учета рабочего времени, графики сменности, кадровые приказы и т.п.

Еще несколько лет назад абсолютно все эти документы должны были создаваться по стандартизированным формам, однако с начала 2013-го года компаниям, фирмам и предприятиям разрешено разрабатывать их самостоятельно.

Тем не менее, большинство организаций все же прибегают к формам, которые предлагает Госкомстат, поскольку они наиболее удобны, просты и функциональны.

В частности, табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда создается по форме Т-12 (поля этой формы прописывают вручную), а табель учета рабочего времени – по форме Т-13 (этот документ создают посредством автоматизированных систем учета).

Оба варианта ведутся в единичном экземпляре тем сотрудником, который несет ответственность за учет рабочего времени, после чего комплектуются подписями работника службы кадров, менеджера структурного подразделения организации, и направляются в бухгалтерский отдел.

Табель учета рабочего времени должен храниться на протяжении 5 лет с момента завершения того года, для которого он был разработан.

Однако это правило действует лишь в том случае, если все сотрудники, сведения о рабочих часах которых содержатся в табеле, трудились в нормальных условиях.

Если же хотя бы один из них был занят на работах, причисляемых к опасным или вредным, то срок хранения табеля возрастает до 50 лет.

При формировании рабочего режима предприятия должны учитывать особенности производственного календаря на текущий год. Это единый документ для всей страны, в котором:

  • Содержатся нормы рабочего времени на месяцы, кварталы и весь год при 24-, 36- и 40-часовой трудовой неделе.
  • Приводятся нормы количества рабочих дней и дней отдыха для пятидневной рабочей недели.
  • Содержатся сведения о дополнительных выходных днях (обусловленных отмечанием государственных праздников) и особенностях переноса рабочих и свободных дней в дни, предшествующие или следующие за праздничными.

Методы осуществления контроля и учета времени труда

Для того чтобы выполнять непосредственный контроль того времени, которое было в действительности отработано сотрудниками, могут быть использованы различные методы и средства:

  • Журнал учета. Это один из наиболее долгоиграющих и широко известных вариантов, который, возможно, несколько устарел с точки зрения высокотехнологичного 21-го века, однако по-прежнему с успехом используется на многих предприятиях. Такой журнал представляет собой физический бумажный носитель и наполняется вручную.
  • Компьютерные технологии. Это может быть специальное приложение, которое ведет учет того времени, которое сотрудник потратил на работу за компьютером. Кроме того, это может быть контроль телефонных звонков посредством их записи, фотофиксация рабочего стола, мониторинг сообщений, поступающих на корпоративную почту, и многое другое.
  • СКУД. Системы контроля и управления доступом позволяют не только наделять сотрудников возможностью доступа к тем или иным помещениям и объектам, а также ограничивать их в подобных возможностях, но и четко устанавливать, когда и на протяжении какого времени работник оставался в пределах территории организации.
  • Биометрические системы. Они позволяют выяснять, сколько времени сотрудник действительно отработал на благо организации, благодаря системам доступа, работающим с использованием биометрических параметров. Такой вариант подойдет для компаний, для которых рациональное расходование фонда оплаты труда имеет первостепенное значение. Он более совершенен, чем, например, СКУД с системой доступа по пластиковым карточкам.
  • наблюдение. Оно может быть автоматизированным или предполагать наличие сотрудника/сотрудников, выполняющих своеобразный надзор над рабочим процессом. Это тоже довольно эффективный вариант, поскольку он, помимо прочего, позволяет оценить продуктивность работы сотрудников во время их присутствия на рабочем месте.
  • Программа (система) учета рабочего времени. Специализированное ПО для автоматизации учета рабочего времени сотрудников за рабочими компьютерами. Данный вид учета рабочего времени по состоянию на 2018 год является самым быстроразвивающимся. Программа учета рабочего времени фиксирует не только, когда сотрудник приходит на работу или уходит с нее, но и подвергает глубокому анализу всю деятельность сотрудника, включая какие сайты он посещает, какие программы использует в рабочее время, что набирает на клавиатуре. На основе этих данных программа формирует отчеты по рабочему времени, на которых в диаграммах показывается статистика по каждому сотруднику или по подразделению. Пример такой программы — Kickidler.

Кто должен вести учет рабочего времени в организации

То лицо, которое будет непосредственно заниматься ведением табеля учета рабочего времени, назначает руководство организации. Однако в общем и целом обычно это назначение выполняется по следующим правилам:

  • Если речь идет о небольшой организации, то заполнение такого табеля может стать дополнительной обязанностью сотрудника кадрового отдела или, например, секретаря.
  • Если организация имеет более крупный штат, имеет смысл создать специальную должность (так называемого «табельщика»). Основной задачей человека, занимающего эту должность, будет учет рабочего времени, допущенных опозданий, сверхурочно затраченных часов, прогулов и отработок других сотрудников.
  • В еще более крупных организациях можно ввести специальную должность в каждом подразделении. Это может быть, опять же, табельщик, который займется учетом рабочего времени тех людей, что трудятся в пределах подразделения. Либо это может быть начальник, замначальника отделения, к обязанностям которого будет добавлено ведение табеля учета рабочего времени.

Какой бы вариант ни выбрал руководитель организации: должность табельщика или добавление его функций к уже существующим для сотрудника на другом посту – необходимо закрепить это в трудовом договоре.

Также соответствующая информация должна быть размещена в должностной инструкции этого работника.

Возложить на сотрудника подобные обязанности можно и посредством приказа, подтвержденного подписью директора предприятия.

Поскольку организации имеют прерогативу по самостоятельному управлению процессом ведения учета рабочего времени, однозначных требований по оформлению и подписанию табеля нет. Однако в большинстве случаев подписи на этом документе ставят:

  • тот сотрудник, который отвечает за его оформление;
  • начальник структурного подразделения организации, для работников которого был составлен табель;
  • сотрудник кадровой службы.

После сбора необходимых подписей документ направляют в бухгалтерию.

Штрафы за несоблюдение требований ТК РФ касательно учета рабочего времени

Конкретизация режима рабочего времени и его контроль – необходимость для каждой организации. Все соответствующие документы должны быть составлены правильно и подтверждать, что организация не нарушает требования Трудового кодекса России.

В противном случае возможно наложение следующих штрафов по статье 5.27 КоАП РФ:

  • За нарушение правовых норм о труде и его охране с должностных лиц могут взыскать административный штраф в размере от 1000 до 5000 рублей.
  • За нарушение правовых норм о труде и его охране при производстве предпринимательской деятельности в обход регистрации юридического лица может быть объявлен штраф в размере от 1000 до 5000 рублей. Также возможно принудительное приостановление работы организации на период до 90 суток.
  • За нарушение правовых норм о труде и его охране с юридического лица могут взыскать штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей, либо заменить его принудительным приостановлением работы на период до 90 суток.

Таким образом, организации имеют право на некоторые вольности в установлении режима рабочего времени и предпочтении способов его учета, однако все это должно вписываться в рамки установленных законом требований.

Система учета рабочего времени Kickidler

Источник: https://www.kickidler.com/ru/for-it/methods-of-working/time-tracking-employees-methods.html

Учет рабочего времени – система контроля сотрудников

Какова система учета рабочего времени в данном случае?

Рабочее время сотрудников – это один из важнейших ресурсов для любой компании, работающей в современных рыночных условиях. Ни один рабочий процесс не будет налаженным и продуктивным, если не уделить достаточно внимания организации рабочего времени сотрудников.

Тем более, что такая организация необходима как работодателю, так и самим работникам, которые при грамотной системе учета своего рабочего времени в целом становятся более собранными и дисциплинированными.

 Правильный учет рабочего времени сотрудников является именно тем фактором, который может значительно повысить конкурентоспособность предприятия.

Различают следующие виды учета рабочего времени:

  • ежедневный;
  • еженедельный;
  • суммированный.

При ежедневном учетеподсчитывается рабочее время в течение каждого дня. Он заключается в том, что установленная законом продолжительность ежедневной работы реализуется распорядком или графиком без отклонений в каждый рабочий день.

Еженедельный учет рабочего времени означает, что норма рабочего времени реализуется в рамках одной недели с полным количеством рабочих дней, в то же время продолжительность ежедневной работы может иметь отклонения в отдельные дни недели. В таком случае переработка часов считается сверхурочной работой.

Суммированный учет рабочего времени означает, что установленная законом продолжительность рабочего дня и рабочей недели реализуется графиком в среднем за учетный период. При этом продолжительность рабочего дня и рабочей недели может отклоняться от нормальной.

Недоработка или переработка рабочего времени балансируется в рамках учетного периода, с тем, чтобы были соблюдены нормы. Учетным периодом может быть неделя, месяц, квартал.

Суммированный учет рабочего времени вводится на непрерывных производствах, когда по условиям производства не может быть сохранено еженедельную норму рабочего времени.

Существует несколько методов учета рабочего времени, которые необходимы для повышения трудовой дисциплины:

1) Контроль времени прибытия на работу и ухода домой силами ответственного лица, например, вахтёра, который фиксирует в специальном журнале это время и сдаёт отчёты руководству.

2) Контроль рабочего процесса со стороны специально назначенного сотрудника. Обычно он проводит своё рабочее время в одном помещении с другими сотрудниками, за которыми производится надзор. Данный метод обеспечивает более рациональное использование рабочего времени и сведение к минимуму несанкционированных отлучек сотрудников от рабочего процесса.

3) Отчётность со стороны самих работников. При этом методе контроля работники сами фиксируют и сдают руководству в виде отчётов информацию об использовании своего рабочего времени. Такие отчёты отражают количество проделанной работы за единицу времени и мотивируют работников к исполнительности.

4) Контролируемый допуск на рабочие места. Такой контроль может производиться посредством специальных карточек или даже путём сканирования отпечатков пальцев. Каждый выход и вход сотрудника в рабочий кабинет записывается в специальный файл и автоматически передаётся руководству.

5) наблюдение. Пожалуй, самый надёжный из всех способов учёта рабочего времени, но и самый затратный.

Помимо установки камер видеонаблюдения, нужен ещё и отдельный сотрудник, постоянно наблюдающий всё происходящее в организации и фиксирующий нарушения графика работы.

К тому же этот способ вызывает у многих сотрудников ощущение психологического дискомфорта, поэтому применяется очень ограниченно и в основном там, где это необходимо (склады, базы, магазины самообслуживания).

6) Специальное программное обеспечение, записывающее все действия работника в течение дня. Касается в основном тех, кто работает в офисе и за компьютером.

Учет рабочего времени – это мониторинг деятельности сотрудников в соответствии с установленным распорядком труда в конкретной организации. Он необходим для поддержания трудовой дисциплины, так как в противном случае со стороны работников возможно злоупотребление доверием работодателя.

Компания «Современные системы безопасности бизнеса» предоставляет полный спектр услуг по созданию комплексной системы безопасности на объекте. В том числе, наши специалисты имеют огромный опыт в проектирования, установке и настройке систем учета рабочего времени. Поставляемое оборудование проверено временем и имеет полную гарантию.

Дополнительно поможем в создании базы данных сотрудников и ее заполнением (по желанию заказчика), обучим операторов работе с системой учета рабочего времени, предоставим круглосуточную техническую поддержку по телефону и выезд специалиста на объект при необходимости.

 Звоните нам по указанному номеру телефона и мы ответим на все интересующие Вас вопросы:

(099) 448-83-83

Источник: https://ssbb.com.ua/sistemy-kontrolya-dostupa-skd/sistema-kontrolya-dostupom/uchet-rabochego-vremeni-sistema-kontrolya-sotrudnikov/

Как автоматический учёт рабочего времени меняет компании

Какова система учета рабочего времени в данном случае?

80% американских компаний используют приложения для учёта рабочего  времени или таймтрекеры (time tracker). В жёстком мире капитализма, где время — это деньги и нет ничего личного, работодатель не хочет платить за недоработку, а сотрудник скрупулёзно считает каждый предназначенный ему доллар.

В России более адекватного определения этому подходу, чем «автоматическая система учёта рабочего времени», ещё не придумали.

Как это работает?

Автоматическая система учёта рабочего времени — это компьютерная программа для управления человеческим капиталом и повышения продуктивности работы.

Агент программы устанавливается на компьютер и автоматически собирает информацию о том, какими программами и сайтами пользовался владелец компьютера. Время работы в каждом приложении или на сайте считается по нажатиям на клавиши и кликам мыши. Если не кликать больше 5 минут, система начнет учитывать время как «некомпьютерное».

Пример интерфейса программы по тайм-трекингу (в данном случае CrocoTime): показано общее рабочее время сотрудников. Можно просмотреть статистику компании в целом, каждого отдела и каждого сотрудника

Таргетированные SMS-рассылки с множеством фильтров для определения ЦА. Стоимость от 1,7 руб. за сообщение, CTR доходит до 45%!

Получите промокод на 1000 SMS на вашу первую кампанию прямо сейчас! Cossa рекомендует.

Реклама

Администратор разделяет программы и сайты на «Продуктивные» и «Непродуктивные» для каждого отдела или сотрудника. Фиксируя время работы в разных типах программ, система показывает, сколько сотрудник работал продуктивно, и выявляет отвлекающие факторы.

В России такие программы не очень популярны. Не более 15% компаний сейчас используют автоматические решения для учёта времени, и почти никто не устанавливает такое ПО при открытии компании или на старте проекта.

1. Нужно узнать, на что уходит рабочее время

Большинство владельцев компаний лишь в общих чертах знают, чем занимаются их сотрудники: дизайнеры делают дизайн, сейлзы продают.

На самом деле, сотрудник каждый день делает десяток разных задач, а у срыва сроков может быть несколько разных причин.

Когда менеджмент думает, что проект постигла неудача из-за нехватки или неграмотного распределения времени, кому-то поручают найти программу для учёта времени.

2. Нужно понять структуру бизнес-процесса и определить объём вклада каждого члена команды в стоимость проекта

Если над одной и той же задачей работают несколько членов команды, важно понять, кто делает больше, — не только для справедливой оплаты, но и для понимания уровня квалификации. Таймтрекер покажет, что у двух сотрудников со схожими задачами может уходить на их закрытие разное количество времени.

Один программист может работать на C++ и Java, но оплата этих работ будет совершенно разной. Таймтрекер в этом случае помогает разделить время на «дорогое» и «дешёвое».

Синие полоски — задачи, которые внёс сотрудник. Можно посмотреть, сколько времени команда проекта работала над разными этапами и задачами. Отфильтровать треки можно по результату или типу задачи

Если продолжать аналогию программиста, то в конце месяца он сможет посмотреть, сколько он разрабатывал на каждом из языков и сравнить количество времени, потраченного на проекты, со своей прибылью.

Несмотря на разные цели, изменения в компании, которая автоматизировала учёт рабочего времени, должны начинаться с первого дня.

Первый месяц: узнаём, кто в компании не работает

Вначале 100% менеджеров увлечены идеей контроля. Каждую минуту поступает огромное количество новой информации о работе офиса.

Один из наших пользователей нашел сотрудника, который играл в «шарики» по 5-6 часов в день. В другой компании в офисе работал полноценный онлайн-кинотеатр (фильмы смотрели целыми отделами). Среднее количество времени, которое сотрудники тратят на работе впустую, варьируется от 15% до 30%.

Система показывает время работы с каждой программой, приложением или документом

Список отвлекающих факторов типичен: первое место в 90% случаев занимают «ВКонтакте» и , на втором — интернет-магазины и новости.

Изучать и анализировать тут особо нечего.

Через пару месяцев: осваиваем инструмент управления процессом

Когда тяга к контролю ослабнет (это происходит уже через месяц), в компаниях задумываются над тем, что делать с этими данными.

Дизайнер уверен, что не справляется и ему нужен помощник. Менеджер проекта посмотрит статистику работы за 1-2 месяца. Если, кроме своих «профильных» программ, он много работал с ТЗ, это может означать, что он делал не свою работу и причина «завала» в том, что технические задания недостаточно детальны и дизайнерам приходится часто обращаться за консультациями.

Отдел разработки сдаёт все проекты в срок. Само по себе это хорошо, но с помощью системы учёта и анализа рабочего времени можно узнать, что из трёх сотрудников отдела 80% рабочих операций делает лишь один человек. Зачем вам ещё два программиста?

Отпадёт необходимость постоянно отвлекать сотрудников вопросами о том, чем они в данное время занимаются. Теперь вся информацию доступна онлайн круглосуточно.

Чёткое понимание, кто сколько времени работал, повышает степень удовлетворенности сотрудников зарплатой и снижает риск штрафных санкций, которые стали бичом больших компаний.

Через год: точно знаем, на что потратить время, чтобы получить больше прибыли

Устанавливать систему на короткое время бесполезно. Глубокий анализ ценности разных процессов для итоговой стоимости продукта возможен только при использовании большого объёма данных.

Только после её использования в течение более одного года, сравнив показатели, можно получить вполне исчерпывающие сведения о работе бизнеса:

  • понять сезонность в продуктивности работы;
  • определить резервы времени и людей;
  • узнать себестоимость работы по каждому проекту и по каждому этапу проекта;
  • детально подсчитать вклад каждого сотрудника в ключевые процессы бизнес-модели компании;
  • знать, какой процесс самый важный для достижения результата, и посвящать ему максимум времени;
  • отказаться от бессмысленных трат времени на социальные сети и ;
  • повысить уровень доверия клиентов к вашей команде через более точные отчеты о затраченных на работу ресурсах.

Что дальше?

В 2016 году спрос на автоматический учёт рабочего времени может вырасти на 20–25%. В условиях низких цен на нефть при снижении потока доходов компаниям придется всеми силами оптимизировать рабочий процесс. И речь тут уже не идёт о сокращениях персонала. Всех, кого нужно, уже сократили в 2008 и 2015 годах.

Всё больше компаний переводят сотрудников на удалённую работу. Переход на такую модель без учёта времени не возможен. 70% российских работодателей с радостью перевели бы своих сотрудников на удалённую работу, чтобы экономить на аренде офисов, но они сомневаются в том, будут ли удалённые сотрудники работать так же продуктивно, как в офисе.

Более того, общее решение сотрудника и работодателя использовать систему учёта рабочего времени повысит уровень взаимного доверия и поможет избежать авралов и стресса.

Через 30 лет понятие «рабочее место» исчезнет навсегда. Массив облачных технологий на стыке IT и HR сделает любой непроизводственный труд «удалённым» (хотя само это понятие тоже исчезнет). Цифровое предприятие будущего — не точка на карте или комната в бизнес-центре.

В рамках этой трансформации основной задачей станет не исполнение рутинных функций вручную, а создание и модификация автоматически исполняемых процессов. Этот процесс будет нарастать с большей скоростью в первую очередь в секторе услуг и сервиса.

Чтобы не отстать от общего для всего мира процесса, российским компаниям уже сейчас нужно задуматься о включении этих технологий в свои бизнес-модели.

Опыт компаний по внедрению тайм-трекинга

        Дмитрий ИзосимовРуководитель отдела по работе с партнерами TimeInformer

«Мы используем собственную систему учета рабочего времени, и все сотрудники, естественно, это знают. Конечно, внедрение подобных систем не всегда проходит гладко. Сотрудников, и наших в том числе, можно условно разделить на две группы. Одних крайне напрягает мониторинг их ПК, другие воспринимают этот факт равнодушно — „я работаю, что плохого может показать система?“.

Думаю, эффективность контроля рабочего времени можно показать только на примере. У нас был случай, когда сейлы до 3 часов рабочего времени в день тратили на игру World of Tanks. С „танкистами“ провели беседу, ситуация улучшилась.

Когда беседы не помогают, приходится наказывать „рублем“ — депремировать. Если и это не помогает специалисту, ему остается искать другое место работы. Ведь подобное отношение к рабочим обязанностям вредит в целом продуктивности и отношениям в коллективе.

Конечно, онлайн-игры — не единственная проблема, и помимо этого хватает таймкиллеров: соцсети, развлекательные ресурсы, чаты и форумы. Можно говорить о том, что человеку не хватает интересных задач и потому он тратит время на посторонние дела.

Но будем честны, есть люди, которые делают это сознательно, с мыслью „никто все равно не узнает“».

        Сергей ВартHead of B2B, Masterzen

«Мы делаем выездной ремонт iPhone, и для нас очень важно, чтобы каждый мастер приезжал к каждому следующему клиенту вовремя.

Мы используем софт, который позволяет совмещать местонахождение мастера с изменением статуса заказа, и таким образом понимаем, что, если, например, мастер задерживается на одном заказе и проводит там больше времени, чем установлено средним регламентом, то следующий заказ этого мастера переносится на другого свободного. А если свободного нет, то автоматически формируется задача в CRM в колл-центр о том, что надо предупредить клиента об опоздании мастера. Таким образом, мы автоматически трекаем исполнение тайминга со стороны мастеров. Также собираем еженедельно статистику и на основе этих данных оптимизируем бизнес-процессы».

        Евгений КарюкИсполнительный директор агентства «Биплан»

«Мы долго воспринимали тайм-трекинг как вспомогательный инструмент в работе, рассчитывая на трудолюбие и ответственность специалистов.

Но со временем пришло понимание, что автоматический учёт помогает контролировать бизнесы-процессы в целом, не ставя под сомнения профессионализм сотрудников. Следующим шагом стало внедрение Prima ERP.

Сложно понять прибыльность проекта, если ты не знаешь, сколько уходит времени на выполнение задач.

Благодаря системе отчетности и показателям затраченных часов, мы получили ответы на два важных вопроса:

1. Сколько мы тратим времени на проект Х?
2. Чем занимается сотрудник Y?

Эта информация помогла нам оптимизировать рабочее время специалистов — какими делами им стоит заниматься, а какие можно отложить на потом. Теперь мы можем видеть всю картину целиком, если пойдем чуть дальше и сведем данные по времени работы с показателями выручки и дебиторской задолженности. В итоге, это нововведение привело к созданию полноценного Dashboard по клиентам.

В первый день внедрения было множество вопросов — „Зачем это? Всем ли нужно заполнять отчет? Как правильно ставить задачи? Принципиальна ли разница в 10-15 минут“?

Мы объяснили, что это не жесткий регламент или суровый контролер, а наш помощник в работе, который всем сэкономит время. Донесли до сотрудников задачи и цели тайм-трекинга. Им понравилось нововведение. Спустя всего неделю специалисты начали заполнять отчеты на автомате, а также использовать информацию и учёт времени для обсуждений внутри команды проекта».

        Андрей ТушовИсполнительный директор FreshDoc.ru

«Мы давно используем системы для автоматического учета рабочего времени сотрудников, было рассмотрено (а порой и опробовано) множество сервисов, но в данный момент остановились на Redmine. Мы ведем учет рабочего времени сотрудников компании с большой точностью, время проставляется в задачах и потом суммируется на этапы проектов.

Как итог мы видим полную картину расхода человеческих ресурсов компании. Это действительно здорово — понимать, на каком этапе „стопорится“ проект и куда нужно приложить усилия, чтобы возобновить полноценный рабочий процесс.

А также на чем остановился сотрудник и где ему нужно повысить предметную квалификацию или „дать волшебного пенделя“.

У нас сотрудники самостоятельно заполняют данные по затраченному времени на своих проектах, контроль за своевременностью внесения данных и их точностью осуществляют руководители отделов.

А если задачи разных сотрудников пересекаются, или несколько сотрудников работают над одной задачей, интерфейс программы позволяет оценить загруженность каждого из них.

Прогресс не стоит на месте, сегодня бизнесу доступно множество инструментов для мягкого контроля задач и выявления „слабых мест“ проектной работы. Научитесь правильно использовать их, и результаты не заставят себя долго ждать!

Мы знаем, что у юристов и адвокатов в юридическом бизнесе в целом подход более прокачанный, например, при помощи специальных программ, таких как ProjectMate, Jeffit и CasePro и других, полностью отслеживается время, потраченное юристами на работу по клиентскому поручению, и выставляется счёт клиентам на оплату. Там возможны корректировки в ручном режиме, но юристы — это тот пример, где фактически клиенту продается время специалиста».

От редакции

Вопрос к читателям: кто из вас использовал учёт времени или работал в таких компаниях? Был ли бизнес-эффект? Как такой контроль воспринимается сотрудниками? Бывали ли ошибки интерпретации?

А если ещё не сталкивались, то как бы отнеслись к тому, что у вас в компании будут эту систему внедрять? Или, например, вы рассматриваете вакансию и узнаёте, что в этой компании есть автоматический мониторинг времени. И что это для вас? Добро, зло или нечто несущественное?

Источник: https://www.cossa.ru/trends/137608/

Учет рабочего времени – контроль за сотрудниками

Какова система учета рабочего времени в данном случае?

Рабочее время сотрудников, безусловно, является важнейшей характеристикой любых профессиональных отношений. Без надлежащего учета такого времени невозможно будет построить качественный и действительно отлаженный производственный процесс.

Надлежащая организация рабочего времени – ключевой момент, который является важным не только для работодателей, но также и для самих сотрудников.

Если система учета действительно будет разработана максимально грамотно и внимательно – работникам будет легче исполнять их непосредственные профессиональные обязанности и быть более собранными.

Это, в свою очередь, обязательно окажет положительный эффект на общие результаты производственного процесса и, соответственно, к увеличению регулярной прибыли.

Понятие и правовое обоснование учета рабочего времени

Учет рабочего времени представляет собой своеобразный мониторинг деятельности коллектива, с учетом существующего графика работы, а также иных правил, установленных в конкретной организации.

Как показывает современная практика, именно грамотно поставленный учет будет являться основной причиной для последующего установления высокого уровня дисциплины в компании. В случае отсутствия надлежащего учета сотрудники могут начать злоупотреблять доверием своего работодателя, что происходит достаточно часто в профессиональных отношениях.

Безусловно, сама процедура учета рабочего времени, а также ее основные принципы, могут быть разработаны работодателем самостоятельно. Однако при этом абсолютно каждый начальник должен учесть действующие положения в области трудового законодательства. Главное, чтобы права служащих не были нарушены или ущемлены.

Понятие «рабочего времени» закреплено в современных положениях ТК РФ, а именно – в статье 91.

Там сказано, что под данным понятием следует понимать определенный временной период, в течение которого сотрудник занимается непосредственным исполнением своих профессиональных обязанностей.

Эти обязанности, в свою очередь, возлагаются на служащих соответствующими положениями должностной инструкции либо иными локальными документами.

Как уже было сказано выше, ни один внутренний распорядок организации не должен идти в разрез с действующими законодательными нормами. То есть, например, количество часов за неделю работы полностью должно соответствовать существующим нормам. В противном случае, сотрудники смогут предъявить официальные претензии в адрес собственного начальства.

Зачем вести учет рабочего времени

Грамотный и постоянный учет рабочего времени обладает большим количеством явных преимуществ. К основным из них можно отнести следующие:

  1. Постоянный контроль за своевременной явкой сотрудников на свои рабочие места. Как известно, небольшие опоздания служащих отнюдь не являются редкостью. Им кажется, что 5 минут, на которые они задержались, фактически ничего не решают. Однако эти 5 минут нередко потом перерастают в 10 и 15. Что же касается учета рабочего времени – он очень часто в корне меняет ситуацию и помогает сотрудникам становиться максимально ответственными и дисциплинированными.
  2. Возможность осуществления постоянных проверок наличия сотрудников на их рабочих местах в течение всего рабочего дня. Сюда же, например, можно отнести и проверку своевременного возращения служащих с обеда либо с иных перерывов. Как показывает современная практика, служащие нередко предпочитают как можно чаще отлучаться со своих рабочих мест. Это, в свою очередь, также может оказывать общее негативное влияние на весь рабочий процесс.
  3. Осуществление проверки исполнения сотрудниками правил по установленной дисциплине во время окончания рабочего дня. Как показывает существующая статистика, огромное количество сотрудников предпочитает уходить с работы хотя бы на несколько минут раньше. В таком случае учет рабочего времени позволяет раз и навсегда решить данную проблему, приучая коллектив к действительному исполнению всех установленных положений трудовой дисциплины.
  4. Возможность разделения рабочего времени на его основные виды и этапы. Как известно, абсолютно в любой работе, помимо отработанного времени, могут иметься и такие периоды, как, например, вынужденные простои, стандартные перерывы т.д. В таком случае учет рабочего времени поможет регулярно формировать своеобразные отчеты, информация из которых потом может очень пригодиться, например, при осуществлении определенных расчетов.

Методы контроля рабочего времени

Безусловно, любой работодатель заинтересован в том, чтобы сотрудники не только появлялись на своих рабочих местах вовремя, но и действительно ответственно относились к исполнению собственных профессиональных обязанностей.

Более того, производительность всей организации нередко зависит от того, чем именно служащие занимаются на своих рабочих местах. С появлением современных технологий, включая мобильные телефоны, социальные сети и т.д., производительность огромного количества организаций действительно снизилась.

Это вполне объяснимо – ведь вряд ли у сотрудника получится качественно выполнить свои обязанности в том случае, если он будет постоянно отвлекаться на различные развлечения.

Одним из методов учета рабочего времени можно назвать анализ эффективности труда. Он, в свою очередь, включает в себя следующие способы:

  1. Итоговые. Данные способы заключаются в произведении оценки уже завершенных проектов. Работодатель оценивает их качество, скорость выполнения, актуальность, а также иные важные характеристики.
  2. Периодические. Здесь контроль проводится в определенные периоды времени, например, раз в месяц и т.д. При этом ответственным лицом также производится оценка достигнутых за определенный период результатов.
  3. Промежуточные. При выборе данных методов контроль также может быть осуществлен за определенный период времени либо после выполнения ранее заданной сотрудникам задачи.
  4. Избирательный. Такой метод заключается в осуществлении проверки работы отдельных сотрудников. Как правило, список таких сотрудников выбирается руководителем организации самостоятельно.

Вне зависимости от того, какой именно тип мониторинга был выбран ответственным лицом, данные действия всегда должны быть направлены на получение подробной информации относительно распределения рабочего времени конкретным сотрудником. Это помогает оценить его текущий уровень профессионализма, серьезность и ответственность в отношении к работе и т.д.

Способы контролировать рабочее время

В современном мире профессиональных отношений разрабатываются все новые и более эффективные способы учета рабочего времени. Однако, как показывает существующая практика, многие организации до сих придерживаются стандартных принципов и методов.

Чаще всего в компаниях выбирают определенного специалиста, который будет ответственен за постоянное ведение специального журнала учета рабочего времени.

В большинстве случаев такой человек просто фиксирует время возвращения сотрудников на службу либо ухода с нее.

При этом периодически работодателю могут предоставляться отчеты, особенно если в них были зафиксированы различные важные изменения.

Некоторые же организации прибегли к более серьезным мерам по осуществлению постоянного учета рабочего времени. Для этого выбирается отдельный специалист, который постоянно находится в одном кабинете с сотрудниками и наблюдает за их рабочим процессом.

Иногда современные работодатели предоставляют своим сотрудникам возможность осуществления постоянного личного учета рабочего времени. В данном случае, подчиненные, как правило, фиксируют собственное время входа со службы и возвращения с нее. Впоследствии все эти данные могут быть истребованы руководством компании для ознакомления и проверки.

И, наконец, отдельно следует упомянуть и о наиболее современном методе учета, в котором задействуются различные компьютерные или иные технологии. Сюда можно отнести, например, систему электронных пропусков, установление устройства для сканирования отпечатка пальца и т.д. Весьма популярным способом в наше время также является и внедрение системы видеонаблюдения.

IT-решения для контроля рабочего времени

Как правило, сложность внедрения контроля в конкретной организации напрямую будет зависеть от размера штата самой этой организации.

Если в ней работает небольшое количество человек – работодатель сможет осуществлять такой контроль собственными силами, например, возложив определенные обязанности на ответственное лицо.

Однако если штат организации действительно включает в себя большое количество сотрудников, например, несколько сотен, весьма оптимальным решением может стать внедрение автоматической системы учета.

Современные IT- системы позволяют выявить следующих лиц:

  • постоянных нарушителей. Как правило такие сотрудники всегда опаздывают не несколько минут, пытаются уйти с работы немного пораньше и т.д.;
  • служащих, которые слишком большое количество рабочего времени посвящают решению своих личных вопросов. Сюда, например, можно отнести постоянное использование мобильного телефона, посещение социальных сетей и других сайтов, которые не имеют абсолютно никакого отношения к профессиональной деятельности служащего;
  • сотрудников, которые, наоборот, слишком загружены текущими задачами и поэтому не слишком хорошо справляются с ними.

Особые случаи контроля рабочего времени

В некоторых компаниях существуют особые категории сотрудников, за которыми не получится осуществить стандартного учета и контроля.

В большинстве случаев речь здесь будет идти о служащих, которые исполняют свои профессиональные обязанности в соответствии с заранее установленным индивидуальным графиком.

Сюда же можно отнести и тех служащих, которые исполняют поставленные перед ними задачи в режиме дистанционной работы.

Безусловно, в отношении подобных сотрудников, могут быть разработаны и утверждены дополнительные способы контроля.

Например, многие работодатели, имеющие в своем штате так называемых «надомников», устанавливают обязательства в отношении совершения телефонных звонков в определенное время.

В некоторых случаях, сотрудник должен постоянно писать начальнику электронные письма и т.д. Таким образом, работодатель может убедиться в том, что сотрудник действительно занимается выполнением собственной работы.

Итоги

Таким образом, система учета рабочего времени должна иметься в каждой современной организации. Она действительно обладает целым рядом важных преимуществ.

Во время ее разработки и утверждения необходимо знать о следующих важных нюансах:

  1. В том случае, если штат организации действительно большой, можно подумать о внедрении автоматизированной системы учета. Она позволит получать необходимую информацию о сотруднике практически в режиме реального времени.
  2. Если же штат организации небольшой – можно ограничиться поручением обязанностей по учету определенному лицу. В большинстве случаев такими лицами являются представители отдела кадров. Они могут вести специальные журналы учета, а также фиксировать важную информацию в других формах. Периодически подобная информация подается на стол руководителю в виде промежуточных отчетов.
  3. В отношении некоторых сотрудник должен быть установлен индивидуальный режим учета. Это, прежде всего, касается служащих, работающих на дому, либо, например, подчиненных, которые исполняют свои обязанности за пределами организации. В таком случае работодатель может установить определенные правила, например, периодические звонки, проверки и т.д.

Источник: https://trudinspection.ru/alone-article/rabochee-vremya/uchyot-rabochego-vremeni-kontrol-za-sotrudnikami/

Автоправо
Добавить комментарий